کنترل های داخلی مالی حسابرسی

با توجه به ماهیت کنترل های داخلی مالی میتوان این کنترل ها را به دو دسته عمده تقسیم نمود:

الف) کنترل های پایه

که عبارت است از حداقل کنترل های داخلی مالی لازم جهت فعالیت های مالی یک واحد اقتصادی نظیر نگهداری اسناد و دفاتر لازم جهت فعالیت های اقتصادی که می بایست بدون توجه به حجم فعالیت های هر واحد اقتصادی (اعم از کوچک و بزرگ) رعایت شود نمونه هایی از این قبیل کنترلها ذیلاً درج می گردد:

۱. استفاده از شماره سریال چاپی برای فرم های مورد استفاده و کنترل نحوه استفاده از این فرمها و حصول اطمینان از به حساب گرفتن کلیه شماره های مصرف شده و پیگیری شماره های ثبت نشده و یا خارج از ردیف.

۲. نگهداری حساب های کنترل به عنوان مثال برای بدهکاران و بستانکاران و مقابله مرتب این حساب ها با جمع حساب های دفاتر معین مربوطه در فواصل زمانی معین به منظور تعیین پیگیری و رفع اختلافات موجود.

۳. تهیه نوار جمع از فاکتورهای فروش یک روز و مقابل آن با جمع رقم فروش روز ثبت شده در دفاتر و (سایر موارد مشابه).

۴. مشاهده عینی دارائی های ثبت شده در دفاتر در فواصل زمانی مناسب.

۵. بررسی اجمالی دفاتر و سوابق به منظور کشف موارد غیر عادی – اشتباه و نامشخص (نظیر وجود یک مانده بدهکار در دفتر معین بستانکاران).

۶. آزمایش محاسبات و صحت مدارک معاملات پس از وقوع و قبل از ثبت در

سوابق به وسیله مقامات مسئول و امضا این مدارک دال بر انجام کنترل .

۷. استفاده از بایگانی موقت جهت معاملاتی که هنوز تکمیل نشده اند و خارج نمودن مدارک پس از تکمیل از این پرونده به نحوی که مدارک موجود در پرونده مزبور همواره معرف معاملات ناتمام باشد.

مانند سفارشات خرید که هنوز جنس موضوع آن دریافت نشده و پس از دریافت صورت حساب فروشنده و رسید انبار به یکدیگر ضمیمه شده و از بایگانی موقت خارج میشوند.

۸. استخراج تراز آزمایش دوره ای جهت حصول اطمینان از صحت ثبت عملیات.

• فرهنگ سازمانی: ارزش‌ها، اخلاقیات و نگرش‌های سازمان به کنترل‌های داخلی در این بخش قرار می‌گیرند. یک فرهنگ سازمانی قوی و اخلاق‌مدار، پایه‌ای مستحکم برای سایر مولفه‌های کنترل داخلی فراهم می‌کند.
• نگرش مدیریت: تعهد و حمایت مدیریت ارشد از کنترل‌های داخلی بسیار مهم است. مدیریت باید با نشان دادن الگوی رفتاری مناسب، اهمیت کنترل‌های داخلی را به کارکنان منتقل کند.
• ساختار سازمانی: ساختار و سلسله مراتب سازمانی باید به گونه‌ای باشد که وظایف و مسئولیت‌ها به وضوح تعریف شده و تفکیک وظایف به درستی انجام شود.
• سیاست‌ها و رویه‌ها: سیاست‌ها و رویه‌های مستند و اجرایی که به کنترل‌های داخلی مرتبط هستند، باید به طور منظم به‌روزرسانی و رعایت شوند.

ب) کنترل های انضباطی

شامل کنترل هایی است که به خودی خود وجود آنها در یک واحد اقتصادی لازم نیست.

یعنی در صورت عدم وجود این قبیل کنترل ها نیز واحد اقتصادی میتواند به فعالیت خود ادامه دهد.

لکن به خودی خود با توسعه فعالیت های واحد اقتصادی نیاز به این قبیل کنترل ها افزایش مییابد تا جایی که به صورت یکی از ابزار لازم در اداره شرکت در می یابد.

کنترل های انضباطی آن دسته از کنترلهایی هستند که توسط مدیران به منظور حصول اطمینان نسبت به صحت اجرای کنترلهای پایه و حفاظت از دارایی ها تنظیم و

به مورد اجرا گذارده میشوند

کنترل های انضباطی به سه گروه مجزا تقسیم میشوند:

۱. کنترل های سرپرستی.

۲. کنترل های حفاظتی.

۳. تقسیم وظایف.

۱. کنترل های سرپرستی

عبارتند از بررسی و آزمایش کنترل های پایه انجام شده توسط مقام مسئولی مستقل از انجام دهندگان کنترل های پایه نظیر بررسی بایگانی سریال مدارک (مثل فاکتورهای فروش)در فواصل زمانی معین به منظور کشف شماره های استفاده نشده و یا خارج از ردیف، و یا استخراج صورت مغایرت بانکی توسط مقام مسئولی مستقل از مسئول نگهداری دفتر بانک و صندوق و صادر کنندگان چکها معمولاً حسابرس داخلی اینوظیفه را به عهده دارد).

این قبیل کنترل ها معمولاً به وسیله سرپرستان قسمت های مربوطه انجام می پذیرد.

از انجام هر کنترل مدارک مربوطه به علامت انجام کنترل و لازم است که : پس علامت گذاری و یا امضا شوند.

۲.کنترل های حفاظتی

که عبارتند از کنترل هایی که به منظور حفظ دارایی ها به کار گرفته میشود.

تا از وارد آمدن خسارت به آنها جلوگیری به عمل آید مانند استفاده از تأسیسات اطفا حریق جهت اموال جلوگیری از دسترسی افراد غیر مسئول به موجودی های کالا – تأمین پوشش بیمه مناسب جهت اموال جلوگیری از تردد افراد متفرقه در محوطه صندوق و یا نگهداری چک های استفاده نشده و مهر شرکت در محلی که در دسترس افراد متفرقه نباشد.

۳. تقسیم وظایف

که عبارت است از تقسیم وظایف و مسئولیت ها بین کارکنان به نحوی که هیچ کس مسئولیت انجام و ثبت یک معامله از ابتدا تا انتها را به عهده نداشته باشد.

تا از این طریق نه تنها کار یکی به وسیله دیگری کنترل شود.

بلکه در عین حال از وقوع اشتباهاتی که ممکن است در اثر عدم کنترل بروز نماید جلوگیری شود بدین ترتیب:

الف) در صورت وقوع اشتباه شخص مسئول آن قادر به از بین بردن آثار آن نیست.

ب) در اثر کنترل یک مورد در نزد چند نفر میزان اطمینان نسبت به صحت عملیات افزایش می یابد.

پ) به دلیل آنکه در مورد یک معامله تنها يك نفر مسئول انجام کلیه امور نیست به همان میزان امکان سوء استفاده و اختلاس به حداقل تقلیل می یابد.

به عنوان مثال مراحل انجام و ثبت خرید باید به نحو ذیل بین افراد مختلف تقسیم شود.

جمع‌بندی و اهمیت کنترل های داخلی مالی:

کنترل های داخلی مالی ستون اصلی حفظ سلامت مالی و ارتقای عملکرد واحدهای اقتصادی هستند. این ابزارها نه‌تنها از بروز خطاها، تقلب‌ها و سوءاستفاده‌های مالی جلوگیری می‌کنند، بلکه انطباق سازمان با قوانین و مقررات را تضمین کرده و کارایی عملیاتی را بهبود می‌بخشند. با استفاده از کنترل‌های پایه و انضباطی، شرکت‌ها می‌توانند دارایی‌های خود را محافظت کرده و فرآیندهای مالی را بهینه کنند.

همچنین، موسسه حسابرسی نقش مهمی در ارزیابی و اطمینان از صحت عملکرد این کنترل‌ها ایفا می‌کند. این موسسات با بررسی دقیق سیستم‌های کنترلی داخلی، نه‌تنها به مدیران اطمینان می‌دهند که فعالیت‌های مالی سازمان به درستی پیش می‌رود، بلکه گزارش‌های مالی دقیق و معتبر را برای ذینفعان ارائه می‌دهند.

در نهایت، سرمایه‌گذاری در طراحی و بهبود سیستم‌های کنترلی، یک ضرورت برای موفقیت بلندمدت سازمان‌ها است. این اقدام نه‌تنها باعث کاهش ریسک‌های مالی و عملیاتی می‌شود، بلکه اعتماد ذینفعان را افزایش داده و موقعیت رقابتی سازمان را تقویت می‌کند. موسسات حسابرسی با ارائه خدمات مشاوره و نظارت، می‌توانند در این مسیر ارزش‌آفرینی کنند.