دریافت وجوه در کنترل داخلی مطلوب

دریافت وجوه در کنترل داخلی مطلوب

دریافت وجوه در کنترل داخلی مطلوب به صورت های زیر است:

۱. دریافت توسط ماشین های دریافت

معمولاً در فروشگاه ها وجوه از طریق ماشینهای دریافت اخذ میکنند.

کنترل های داخلی باید به نحوی مستقر شوند که:

اولاً كليه وجوهی که بایستی دریافت شوند دریافت گردند. ثانياً تمام وجوه دریافتی در حساب ها ثبت شوند.

بدین منظور کنترلهای زیر بایستی اعمال گردند:

اول – ماشین باید طوری کنترل شود که اعمال هرگونه تقلبی غیر ممکن باشد.

دوم ـ کلیه نوار داخل ماشین فقط نزد اشخاص مسئول و مشخص مثل حسابداری باشد که این اشخاص نبایستی از صندوقداران باشند.

سوم ـ اگر فروشنده اشتباهی مبلغی را وارد ماشین کرده باشد باید نوار رسید مربوطه را همان موقع و بلافاصله به امضای مدیر مسئول برساند و آن را آخر وقت کار خود جزو پول های موجود در صندوق تحویل دهد.

چهارم – قسمت برگشت جنس باید جدا از مسئولین ماشینهای دریافت باشد و

صندوقدار به هیچ وجه نبایستی پول بپردازد.

پنجم – مسئول ماشین حتما باید در یک نوبت کار معین یک نفر باشد.

ششم – مسئول همه صندوق ها در پایان هر نوبت کار، صورتی از کلیه مبالغ به امضای صندوقداران میرساند همراه پولها دریافتی توسط صندوق ها تهیه می به حسابداری تحویل میدهد.

۲. دریافت توسط پست

این روش اکنون بجز در مورد کتاب و روزنامه مجله متداول نیست.

بهر حال به این صورت است که آگهی میکنند که هر کس خواهان کالای مشخصی است به وسیله وجه نقد، چک یا حواله بهای آن را به محل شرکت یا مؤسسه مشخصی بفرستد.

در این صورت کنترلهای زیر باید اعمال شوند:

اول – کلیه پاکت های رسیده به شرکت بایستی قبل از باز شدن شماره زده شوند. دوم ـ دو نفر پاکت ها را باز کنند و شماره ردیف و مشخصات آن و محتویات پاکت را در دفتری بنویسند.

سوم ـ وقتی باز کردن پاکت ها به پایان رسید باید آنها را توزیع کنند.

و آنهایی را که محتوی پول نقد چک و حواله هستند با صورت ریز آنها که شامل شماره نامه مشخصات فرستنده و مبلغ میباشد به حسابداری بفرستند.

چهارم – حسابداری باید همان روز وجوه نقد و چک ها را به حساب بانک واریز نماید و حساب درخواست کننده را بستانکار کند.

پنجم – هنگامی که صورت حساب صادر میشود، حساب درخواست کننده بدهکار و حساب فروشنده یا درآمدها بستانکار میشود.

۳.توسط فروشندگان سیار

در این روش، فروش به وسیله فروشندگان سیار انجام می پذیرد.

مثل توزیع کنندگان کپسول گاز خانگی، نوشابه ها و سایر کالاها همچنین ممکن است یک شرکت کلیه کالاهای مورد لزوم یک منطقه مثل شهر یا روستایی که از مرکز تولید دور هستند را توسط یک وسیله حمل و نقل به آن محل ها ارسال دارد.

در این صورت هنگامی که کالا را تحویل وسیله حمل می دهند، کاملاً صورت برداری میکنند و در برگشت به مقداری از کالاها فروخته شده و در ازای آن وجه نقد یا چک یا هر چیز دیگر تحویل گرفته است.

یا بقیه کالاها را تحویل میگیرند یا وجه نقد یا چک یا سفته یا رسیدهای مشتری های معتبر که برایشان در ازای رسید مذکور بدهکاران ایجاد میشوند.

۴. توسط صندوق شرکت

صندوقدار باید مجبور باشد در مقابل دریافت وجه قبض رسید صندوق که شماره ۵ ردیف چاپی داشته باشد صادر نماید.

دسته های استفاده نشده قبض رسید صندوق بایستی تحت کنترل شخصی غیر از صندوقدار باشد.

و در ازای تحویل یک دسته ، دسته استفاده شده قبلی از صندوقدار دریافت گردد.

و با رسیدها طبق دفاتر مطابقت داده شود. در کلیه مواردی که مدارک با شماره ردیف چاپی استفاده می شود اگر یکی از مدارک باطل شود تمام نسخه های آن باطل شود و همگی نگهداری شوند.