فرآیند حسابرسی را می‌توان به زبان ساده به چند مرحله اصلی تقسیم کرد که هر کدام از این مراحل به حسابرس کمک می‌کنند تا مطمئن شود که اطلاعات مالی یک شرکت یا سازمان درست و قابل اعتماد است.

1. برنامه‌ریزی حسابرسی:

اولین قدم این است که حسابرس‌ها باید برنامه‌ریزی کنند. یعنی قبل از اینکه شروع به کار کنند، یک نقشه‌ی کلی از آنچه قرار است انجام دهند، تهیه می‌کنند. این برنامه‌ریزی به آن‌ها کمک می‌کند که بدانند باید کجاها را بررسی کنند، چطور این کار را انجام دهند و چقدر زمان لازم است.

2. شناخت و ارزیابی سیستم کنترل داخلی:

در این مرحله، حسابرس‌ها ابتدا باید بفهمند که سیستم کنترل داخلی شرکت چطور کار می‌کند. سیستم کنترل داخلی یعنی تمام فرآیندها و روش‌هایی که شرکت به کار می‌گیرد تا مطمئن شود همه چیز درست انجام می‌شود. حسابرس‌ها این سیستم را بررسی می‌کنند تا ببینند آیا می‌شود به آن اعتماد کرد یا نه. اگر سیستم کنترل داخلی قوی و قابل اعتماد باشد، حسابرس‌ها نیازی ندارند که همه چیز را دقیق بررسی کنند؛ به جای آن، به خود سیستم اعتماد می‌کنند.

3. بررسی و آزمون‌های محتوا:

بعد از اینکه حسابرس‌ها مطمئن شدند سیستم کنترل داخلی به خوبی کار می‌کند، حالا نوبت آن است که جزئیات مالی را بررسی کنند. این مرحله شامل بررسی دقیق معاملات و حساب‌ها است. حسابرس‌ها این کار را با استفاده از روش‌های مختلف انجام می‌دهند، مثل بررسی اسناد و مدارک، مصاحبه با کارکنان، گرفتن تاییدیه از اشخاص ثالث (مثلاً بانک‌ها) و کنترل محاسبات. هدف از این مرحله این است که مطمئن شوند همه چیز درست و دقیق ثبت شده است.

4. ارزیابی نهایی و قضاوت:

در آخرین مرحله، حسابرس‌ها باید به این نتیجه برسند که آیا صورت‌های مالی شرکت به درستی تهیه شده‌اند یا نه. آن‌ها باید بررسی کنند که آیا این صورت‌های مالی مطابق با قوانین و استانداردهای حسابداری است یا خیر. حسابرس‌ها همچنین مطمئن می‌شوند که همه اطلاعات لازم در این صورت‌های مالی به‌درستی افشا شده و هیچ چیزی از قلم نیفتاده است.

2.حسابرسی مبتنی بر سیستم یک روش پیشرفته‌تر از موسسه حسابرسی است که در آمریکا به وجود آمد. این روش به دنبال یک تقلب بزرگ در یک شرکت دارویی به نام Robbins and McKesson در دهه 1940 مطرح شد. قبل از این، حسابرسی معمولاً به شکل ساده‌ای انجام می‌شد و حسابرس‌ها فقط به بررسی رویدادهای مالی و ترازنامه‌ها می‌پرداختند.

چه تغییراتی ایجاد شد؟

بعد از آن تقلب، کمیسیون اوراق بهادار و بورس آمریکا (SEC) پیشنهاد داد که حسابرس‌ها باید کارشان را با دقت بیشتری انجام دهند. برخی از پیشنهادهای مهم آنها عبارت بودند از:

1. اثبات مستقیم وجود دارایی‌ها: یعنی حسابرس‌ها باید خودشان دارایی‌ها را ببینند و مطمئن شوند که وجود دارند، مثلاً با شمارش موجودی کالاها.
2. ارسال تأییدیه به بدهکاران: یعنی حسابرس‌ها به کسانی که به شرکت بدهکارند نامه می‌زنند تا مطمئن شوند که بدهی‌ها به درستی ثبت شده‌اند.
3. بررسی صلاحیت مدیریت: حسابرس‌ها باید مطمئن شوند که مدیریت شرکت کارش را درست انجام می‌دهد و قابل اعتماد است.
4. ارزیابی سیستم‌های کنترل داخلی: حسابرس‌ها باید سیستم‌های داخلی شرکت را بررسی کنند تا ببینند آیا این سیستم‌ها به اندازه کافی قوی هستند که جلوی اشتباهات و تقلب‌ها را بگیرند.

نتیجه این تغییرات چه بود؟

این تغییرات باعث شد که حسابرسی از یک کار ساده به یک فرآیند پیچیده‌تر و دقیق‌تر تبدیل شود. به جای اینکه فقط روی اسناد و مدارک تمرکز کنند، حسابرس‌ها شروع به بررسی سیستم‌ها و روش‌های شرکت‌ها کردند. این سیستم‌ها به حسابرس‌ها کمک می‌کنند تا مطمئن شوند که اطلاعات مالی شرکت‌ها قابل اعتماد هستند.

فرض اصلی در حسابرسی مبتنی بر سیستم چیست؟

فرض اصلی این است که اگر سیستم‌های کنترل داخلی شرکت قوی باشد، حسابرس‌ها نیاز کمتری به بررسی جزئیات دارند. یعنی اگر حسابرس‌ها ببینند که سیستم‌های شرکت به خوبی کار می‌کنند، به آن‌ها اعتماد می‌کنند و نیاز نیست که همه جزئیات را به دقت بررسی کنند.

ساختار کنترل چیست؟

ساختار کنترل از سه بخش اصلی تشکیل شده است:

1. محیط کنترلی: این بخش شامل عواملی است که روی اثربخشی سیستم کنترل داخلی تاثیر می‌گذارند، مثل فرهنگ سازمانی و نگرش مدیران به کنترل‌ها.
2. سیستم حسابداری: این بخش شامل همه فرآیندها و روش‌هایی است که برای ثبت و گزارش‌دهی مالی استفاده می‌شود.
3. روش‌های کنترلی: این بخش شامل دستورالعمل‌ها و روش‌هایی است که برای محافظت از دارایی‌ها و اطمینان از صحت اطلاعات مالی به کار می‌روند.

مطالبی که شما ارائه دادید، درباره اصول و روش‌های مختلف در مدیریت کنترل‌های داخلی و حسابرسی یک واحد تجاری است. این مباحث به منظور افزایش کارایی، کاهش ریسک‌های مالی و حصول اطمینان از صحت و دقت گزارشات مالی است. در ادامه، خلاصه‌ای از نکات کلیدی هر بخش ارائه می‌شود:

1. فلسفه مدیریت و محیط کنترلی

• مدیریت ریسک‌پذیر و تهاجمی: این نوع مدیریت می‌تواند باعث بی‌توجهی به کنترل‌های داخلی شود و احتمال دور زدن این کنترل‌ها را افزایش دهد.
• نقش مدیران غیر موظف: وجود مدیران غیر موظف و تشکیل کمیته‌های حسابرسی منجر به محیط کنترلی قوی‌تری می‌شود.
• تعیین مسئولیت‌ها: مسئولیت‌ها در تمام سطوح، به ویژه در صدور مجوزها و تغییرات سیستم کنترلی باید به وضوح تعریف شود.

2. سیستم حسابداری

• هدف سیستم حسابداری: ثبت، بررسی، طبقه‌بندی، و گزارش معاملات مالی با دقت بالا به منظور اطمینان از صحت دارایی‌ها و بدهی‌ها.
• کنترل‌های داخلی: سیستم حسابداری باید شامل کنترل‌های داخلی برای اطمینان از ثبت کامل و دقیق معاملات و شناسایی خطاها باشد.

3. روش‌های کنترلی

• ترتیبات صدور مجوز: برای انجام معاملات باید مجوزهای لازم دریافت شود.
• تفکیک وظایف: هدف از این تفکیک جلوگیری از سوءاستفاده یا اشتباهات عمدی است.
• طراحی و استفاده از مدارک: استفاده از مدارک پیش شماره‌دار و مناسب برای اطمینان از ثبت کامل معاملات.
• حفاظت از دارایی‌ها: کنترل دسترسی به دارایی‌ها و سوابق برای جلوگیری از سوءاستفاده.

4. محدودیت‌های ذاتی

• سوء تفاهمات و اشتباهات: حتی بهترین سیستم‌های کنترلی می‌توانند تحت تأثیر عوامل انسانی و نقص‌ها دچار مشکل شوند.
• کاهش اثربخشی کنترل‌ها: تبانی بین کارکنان و بی‌توجهی به کنترل‌ها می‌تواند اثر تفکیک وظایف را کاهش دهد.

5. حسابرسی مبتنی بر سیستم

• هدف حسابرسی: اظهار نظر در مورد صحت و انصاف صورت‌های مالی و ارائه توصیه‌های مفید به مدیریت.
• شناخت فعالیت تجاری: حسابرس باید با محیط و فعالیت‌های تجاری صاحبکار آشنا شود تا بتواند ریسک‌ها را به درستی شناسایی کند.
• ارزیابی سیستم‌های حسابداری: حسابرس باید سیستم‌های حسابداری و کنترل داخلی را به دقت بررسی و ارزیابی کند.

6. روش‌های آزمون و ارزیابی

• آزمون رعایت کنترل‌ها: اطمینان از اجرای صحیح کنترل‌ها در طول دوره مالی.
• حسابرسی مبتنی بر ریسک: تمرکز بر زمینه‌هایی که احتمال بروز اشتباهات بااهمیت در آنها بیشتر است.

7. ریسک حسابرسی

• ریسک پذیرش نادرست: احتمال ارائه گزارش مقبول در حالی که صورت‌های مالی نادرست است، که تأثیر زیادی بر اثر بخشی حسابرسی دارد.
• ریسک رد درست: احتمال ارائه گزارش غیرمقبول در حالی که صورت‌های مالی صحیح است، که باعث افزایش هزینه‌های حسابرسی می‌شود.

این نکات به حسابرسان کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهند و نقاط ضعف سیستم‌های داخلی واحد تجاری را شناسایی و رفع کنند.