خرید در کنترل داخلی مطلوب

خرید در کنترل داخلی مطلوب

خرید در کنترل داخلی مطلوب به صورت زیر است:

کنترل های زیر در مورد خرید و بستانکاران حداقل کنترل های داخلی مطلوب میباشد.

اول – بایستی مسئولین صدور دستور خرید ،انجام خرید،ثبت حساب های مربوط به خرید و بستانکاران پرداخت وجه به فروشندگان و دریافت کالا (انبار) از

یکدیگر مستقل باشند.

دوم-برای کالاهای مورد لزوم درخواست خرید کالا تهیه شود که در آن مشخصات کامل کالای مورد درخواست نوشته شده و به تأیید سرپرست قسمت تقاضا کننده برسد.

عمل صدور درخواست خرید کالا در اغلب موارد ممکن است توسط مسئولین انبار انجام پذیرد.

که در کادکس هر نوع کالا میزان تجدید سفارش از قبل برایشان مشخص شده است و وقتی موجودی به آن میزان تقلیل می یابد درخواست خرید کالا را صادر می نمایند.

در بعضی موارد مثل انجام پروژه ها کالای مورد نظر مستقیماً توسط مسئولین پروژه از قسمت خرید درخواست میشود زیرا اطمینان وجود دارد که از آن نوع کالا به لحاظ ماهیتش در انبار موجود نیست.

سوم ـ اداره خرید بایستی پس از وصول درخواست خرید کالا با توجه به آیین نامه های داخلی فروشنده ای را انتخاب نماید.

بهتر است که انتخاب فروشنده از طریق استعلام بها از چند فروشنده انجام پذیرد.سپس برگ سفارش خرید صادر می نماید.

چهارم انبار- در هنگام دریافت کالا، با تطبیق مشخصات آن با سفارش خرید انجام شده بایستی برگ رسید کالا صادر کند.

که دارای شماره ردیفهای چاپی باشد و یک نسخه آن به اداره حسابداری فرستاده شود.

همچنین یک نسخه از این برگ به اداره خرید فرستاده میشود تا از ورود کالا و انجام سفارش اطمینان حاصل نماید.

پنجم – پس از رسید صورت حساب فروش از فروشنده کالا بایستی مشخصات مقدار و مبلغ آن با اطلاعات دیگر از قبیل سفارش خرید و برگ رسید کالا مطابقت داده شود و در صورت صحت اطلاعات و مبلغ مندرج در آن و ثبت این رسیدگی بر روی صورت حساب آن را برای تصویب پرداخت ارائه نمود.

ششم – مسئولین شرکت میبایستی با تطبیق مدارک فوق الذکر و اطمینان از انجام سایر آزمایشات مثل محاسبات و غیره توسط کارمندان شرکت پرداخت وجه را

تصویب نمایند.

هفتم – در ازای اخذ رسید به فروشنده بایستی چک غیرقابل انتقال پرداخت نمود.

هشتم – اداره حسابرسی داخلی میتواند قیمت بعضی از اجناس را مستقلاً از بازار سوال کند .

و آن را با قیمتهای خرید شرکت مقایسه نماید و در صورت کشف مواردی که قیمت بازار از قیمت خریداری شده ارزانتر ،باشد باید اینگونه موارد را به اطلاع مدیریت شرکت برساند.

نهم – بایستی حتی المقدور از تماس مأمورین خرید با فروشندگان جلوگیری نموده زیرا به سادگی ممکن است این دو تبانی نموده و قیمت بالاتری از آنچه واقعاً معامله میشود در صورت حساب فروشنده منظور گردد.