تنخواه گردان:

تنخواه گردان به فردی گفته می‌شود که به طور مداوم و بی‌وقفه از دیگران درخواست و تقاضای مالی، خدماتی، زمانی و… دارد.

همچنین از دیگران برای رسیدن به اهداف شخصی خود استفاده می‌کند.

این نوع رفتار معمولاً باعث خستگی، نارضایتی و عصبانیت در دو طرف مورد نظر می‌شود.

مزایای استفاده از تنخواه گردان

تنخواه گردان مزایای متعددی دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به کاهش بوروکراسی مالی، تسریع در انجام کارها، و افزایش انعطاف‌پذیری در مدیریت هزینه‌ها اشاره کرد.

کاهش هزینه‌های اضافی

یکی از بزرگترین مزایای تنخواه گردان، کاهش هزینه‌های اضافی مرتبط با فرآیندهای پیچیده مالی است. این روش به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا بدون نیاز به مراحل پیچیده و زمان‌بر، هزینه‌های کوچک را مدیریت کنند.

انواع تنخواه گردان

تنخواه گردان‌ها بسته به نیازهای سازمان و حجم کاری به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند. در این بخش به بررسی برخی از انواع رایج آن می‌پردازیم.

تنخواه گردان ثابت

این نوع تنخواه گردان به‌طور ثابت در اختیار یک واحد یا فرد قرار می‌گیرد و پس از هر پرداخت، مجدداً تأمین مالی می‌شود.

تنخواه گردان متغیر

در این نوع، میزان تنخواه بر اساس نیازهای ماهیانه یا دوره‌ای تنظیم می‌شود و ممکن است در هر دوره تغییر کند.

کنترل بر تنخواه گردان:

کنترل ها و موارد امنیتی زیر باید در یک واحد تجاری اعمال شود:

• آن باید در صندوق مخصوص آن نگهداری شود.
• محل نگهداری صندوق آن باید در یک گاو صندوق امن باشد.
• شخص مسئول آن باید قابل اعتماد بوده و نسبت به مسئولیتی که برعهده دارد آگاهی داشته باشد.
• کل تنخواه گردان باید با فاکتورهای مربوطه پشتیبانی شود.
• سندهای آن باید توسط شخص مسئول آن و طلبکار امضا شود.
• به منظور اطمینان از دقیق آن،کنترل های مورد باید انجام شود.

دفتر تنخواه گردان:

معاملات کوچک نقدی توسط واحد تجاری مربوطه در دفتر آن  ثبت می شود.

رسیدهای نقدی به همراه پرداخت ها ثبت می شود.

به همان روش دفتر نقد و بانک مورد تحلیل قرار می گیرد.

برای دفتر آن از سیستم تنخواه گردان استفاده می شود.

مبلغی از حساب بانکی برداشت می شود که به آن تنخواه شناور نیز می گویند.

این شناور برای هزینه های جانبی مختلف استفاده می شود.

مسئول دفتر آن هرگونه پرداختی را ثبت می کند.

هر هزینه باید با رسید هزینه اثبات شود.

مسئول تنخواه،هر هزینه را به برگه آن متصل می نماید.

در هر مقطع زمانی،وجه نقد و مدارک هزینه باید با جمع تنخواه مطابقت داشته باشد.

در پایان دوره،واریز مبلغی از بانک که معادل پرداخت های آن در طول دوره است،تنخواه گردان شارژ می شود.

تفاوت تنخواه گردان با سایر روش‌های مالی:

تنخواه گردان یکی از روش‌های مالی محبوب برای مدیریت هزینه‌های خرد و غیرقابل پیش‌بینی در سازمان‌هاست. این روش از جهات مختلف با سایر روش‌های مالی تفاوت‌های مهمی دارد که در ادامه به بررسی کامل آن‌ها می‌پردازیم:

1. انعطاف‌پذیری در هزینه‌کرد

یکی از بزرگ‌ترین تفاوت‌های تنخواه گردان با سایر روش‌های مالی، انعطاف‌پذیری بالای آن است. در سایر روش‌های مالی، مانند بودجه‌بندی سنتی، هر هزینه‌ای باید از پیش برنامه‌ریزی شود و تأییدیه‌های مختلفی برای پرداخت آن نیاز است. اما در تنخواه گردان، بودجه‌ای کوچک و از پیش تعیین‌شده در اختیار یک واحد یا فرد قرار می‌گیرد که می‌تواند به‌سرعت و بدون نیاز به طی مراحل پیچیده اداری، هزینه‌های خرد را مدیریت کند. این انعطاف‌پذیری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با چابکی بیشتری به نیازهای غیرمنتظره پاسخ دهند.

2. کاهش بوروکراسی مالی

تنخواه گردان به‌طور کلی فرآیندهای مالی را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند. در مقایسه با روش‌های سنتی که نیاز به بررسی و تأیید مراحل مختلف دارد، تنخواه گردان با واگذاری بودجه به افراد مسئول، امکان کاهش مراحل اداری و بوروکراتیک را فراهم می‌آورد. این امر به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ که هر گونه تأخیر در پرداخت می‌تواند منجر به اختلال در عملکرد روزانه شود، بسیار حیاتی است.

3. کاهش خطرات مرتبط با پیش‌بینی‌های نادرست

در روش‌های بودجه‌بندی سنتی، همه هزینه‌ها باید از پیش برنامه‌ریزی شوند. این بدان معناست که هرگونه پیش‌بینی نادرست می‌تواند منجر به مشکلات مالی شود. اما در تنخواه گردان، از آنجا که بودجه به‌صورت موقت و برای هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده اختصاص داده می‌شود، سازمان‌ها می‌توانند به‌سرعت و بدون نیاز به تغییرات اساسی در بودجه کلان، به این نوع هزینه‌ها پاسخ دهند.

4. مسئولیت‌پذیری و شفافیت مالی

در سایر روش‌های مالی، مدیریت هزینه‌ها معمولاً به عهده واحد مالی یا مدیران ارشد است که می‌تواند باعث کاهش مسئولیت‌پذیری در سطح پایین‌تر سازمان شود. اما در تنخواه گردان، فرد یا واحد مسئول تنخواه، وظیفه دارد تمامی هزینه‌های انجام شده را به‌طور دقیق ثبت کرده و گزارش دهد. این سطح از شفافیت مالی می‌تواند به بهبود نظارت و جلوگیری از سوءاستفاده‌های مالی کمک کند.

5. کاربرد در پرداخت‌های کوچک و فوری

تنخواه گردان به‌طور ویژه برای پرداخت‌های کوچک و فوری طراحی شده است. در مقابل، روش‌های مالی دیگر مانند تخصیص بودجه‌های بزرگتر و وام‌ها، معمولاً برای پروژه‌ها و هزینه‌های بزرگتر مورد استفاده قرار می‌گیرند. این تفاوت کاربردی، تنخواه گردان را به ابزاری مناسب برای مدیریت هزینه‌های روزانه و پیش‌بینی‌نشده تبدیل می‌کند.

6. سهولت در اصلاح و تجدید بودجه

در تنخواه گردان، اصلاح و تجدید بودجه بسیار ساده‌تر و سریع‌تر انجام می‌شود. این در حالی است که در روش‌های مالی دیگر، هرگونه تغییر در بودجه نیازمند بازبینی و تأیید مجدد توسط مدیران ارشد یا هیئت مدیره است که ممکن است زمان‌بر باشد. تنخواه گردان به‌دلیل مقیاس کوچک‌تر و متمرکزتر بودن آن، امکان تنظیم و تطبیق سریع‌تری دارد.

7. تفاوت در میزان نظارت و کنترل

نظارت و کنترل در تنخواه گردان نسبت به سایر روش‌های مالی بیشتر بر عهده واحدهای عملیاتی و افراد مسئول است، در حالی که در بودجه‌های کلان، نظارت معمولاً از سطوح بالاتر انجام می‌شود. این امر می‌تواند به واحدهای عملیاتی اجازه دهد که با استقلال بیشتری عمل کنند و از بروکراسی‌های اضافی جلوگیری کنند.

8. تسریع در انجام فرآیندها

از آنجا که تنخواه گردان به‌طور مستقیم در اختیار فرد یا واحد مسئول قرار می‌گیرد، فرآیندهای مالی با سرعت بیشتری انجام می‌شود. در مقابل، روش‌های سنتی معمولاً نیاز به طی مراحل مختلف تأیید دارند که ممکن است باعث کندی در انجام کارها شود.

9. محدودیت در میزان بودجه

یکی از محدودیت‌های تنخواه گردان در مقایسه با سایر روش‌های مالی، محدودیت در میزان بودجه است. این روش معمولاً برای هزینه‌های خرد طراحی شده و برای پروژه‌های بزرگتر یا هزینه‌های استراتژیک مناسب نیست. در مقابل، روش‌های دیگر می‌توانند با بودجه‌های بزرگتر سر و کار داشته باشند.

10. کاهش ریسک مالی در هزینه‌های غیرضروری

در تنخواه گردان، به‌دلیل محدودیت‌های بودجه‌ای و ضرورت گزارش‌دهی دقیق، ریسک مالی در هزینه‌های غیرضروری به‌مراتب کمتر است. این در حالی است که در بودجه‌بندی‌های بزرگ، احتمال هدررفت منابع در صورت عدم نظارت دقیق وجود دارد.

دفتر روزنامه:

دفتر روزنامه،یک دفتر ثبت اولیه است که سوابق معاملاتی که معمول نیستند ثبت می شود.

به عنوان مثال:

• تعدیلات استهلاک سال مالی
• کسر شدن بدهی غیر قابل بازیافت از حساب بدهی
• ثبت تغییرات در ذخیره مطالبات
• اقلام تعهدی و پیش پرداخت ها
• موجودی پایان دوره
• تحصیل و واگذاری دارایی های غیر جاری
• مانده های ابتدای دوره برای اقلام صورت وضعیت مالی
• اصلاح اشتباهات

دفتر روزنامه،روشی شفاف و جامع برای تنظیم یک دفتر داری با ثبت دو طرفه است که باید انجام شود.