بخش دوم آموزش حسابرسی

بخش دوم آموزش حسابرسی:

بخش دوم آموزش حسابرسی تجزیه و تحلیل عمومی و تغییر آدرس دهی خانه ها برای شما بازگو کرده ایم.

• تجزیه و تحلیل عمودی

در تجزیه و تحلیل عمومی،اقلام مندرج در صورتهای مالی در یک دوره مجزا برریکسی می شوند.

در این نوع تجزیه و تحلیل،هر یک از داراییهای موجود در ترازنامه به عنوان درصدی از دارایی کل و هر یک از اقلام صورت سود و زیان به عنوان درصدی از خالص فروش و سایر موارد نیز به همین نحو نشان داده می شود.

به عنوان حسابرس شرکت آلفا،شما موظفید در حین مرحله برنامه ریزی کار،اجزای تشکیل دهنده ترازنامه شرکت را که در شکل شماره 4 ارائه شده است،بررسی کنید.

شکل شماره4

در این مثال هدف آن است تا با یک بار نوشتن فرمول محاسباتی در خانه D10(شکل شماره4) آن را در سایر خانه های مشابه زیرین نیز تکثیر کرد.

بنابراین،شرح دستور ارائه شده به اکسل بدین نحو است که ابتدا باید مقدار موجود در خانه سمت چپ خانه فرمول را انتخاب و سپس این مقدار را بر مقدار موجود در خانه C14  تقسیم کرد.

در نتیجه،بخشی از فرمول مورد نظر دارای ادرسی نسبی(انتخاب مقدار موجود در خانه سمت چپ خانه فرمول) و بخشی دیگر از استفاده از آن دارای آدرسی مطلق(تقسیم بر مقدار موجود در خانه C14)خواهد بود.

استفاده از واژه مطلق دلالت بر آدرس یک خانه خاص و مشخص دارد که آدرس دهی آن برخلاف آدرس دهی نسبی،باتکثیر فرمول مورد نظر در خانه های زیرین،تغییر نمی کند.

اما،واژه نسبی دلالت برخانه ای دارد که منتسب به خانه فرمول است.

در صورت عدم آگاهی از مفهوم آدرس دهی مطلق و نسبی،ممکن است در خانه D10  فرمولی بدین شرح نوشته شود:C10/C14،این فرمول تنها در خانه D10 به درستی عمل می کند.

حال اگر فرمول مورد نظر را در کلیه خانه های مشابه زیرین آن تکثیر کنید.

همان گونه که درشکل شماره5 نشان داده شده است،این فرمول به درستی عمل نخواهد کرد.

شکل شماره 5

دلیل درست عمل نکردن این فرمول چیست؟

اکسل به طور پیش فرض ،از اختیار باز نویسی فرمول نوشته شده در خانه D10 با قابلیت آدرس دهی نسبی برخوردار است.

چنانچه فرمول نوشته شده توسط اکسل در خانه D11 بررسی شود،مشخص خواهد شد که این فرمول بدین شرح است؛C11/C15.

در این فرمول،اکسل آدرس C10 را بر مبنای آدرس دهی نسبی،به درستی به C11 تغییر داده است،ولی علی رغم دستور داده شده و مطابق با شکل شماره6،مرجع C14را نیز بهC15 تغییر داده است.

شکل شماره 6

به دلیل عدم ارائه دستور صحیح و مناسب در خصوص آدرس خانه ها،نرم افزار اکسل فرمول ارائه شده توسط کاربر را بازنویسی کرده است.

باید به نرم افزار توضیح داد که در حین تکثیر فرمول به خانه های زیرین از بازنویسی آدرس خانه C14  بر پایه قابلیت آدرس دهی نسبی اجتناب کند.

این مفهوم را می توان با قرار دادن علامت دلار($) به اکسل منتقل کرد و به آن توضیح داد که نیازی به تغییر و به روز نمودن آدرس خانه مورد نظر نیست.

هر آدرسی که پس از علامت قرار گیرد با درج فرمول در خانه های بعدی،تغییر نخواهد کرد.

چنانچه بخواهید فرمول مورد نظر را در خانه های زیرین تکثیر کنید،باید ابتدا آدرس خانه های سطری را قفل کنید.

با توجه به فرمول اصلی(C10/C14)باید به اکسل فرمان داد تا با تکثیر فرمول در خانه های زیرین،از تغییر آدرس سطر14 خودداری کند.

بنابراین،باید آدرس سطر 14 را قفل کرد.

این عمل با قرار دادن علامت($) در کنار عدد سطر انجام می شود.

در نتیجه،فرمول تجدید نظر شده در خانه D10  بدین شرح خواهد بود:C10/C$14.

همان گونه که در شکل شماره 7 نشان داده شده است،با قرار دادن فرمول اصلاح شده در خانه D10،مقادیر آن تغییر می کند.

شکل شماره7

با تکثیر فرمول مورد نظر در خانه های زیرین،اکسل آدرس خانه را تغییر نداده و همان گونه که در شکل شماره 8 نشان داده شده است،فرمولهایی را ارائه می کند که مطلوب و مورد نظر است.

شکل شماره8

شاید این پرسش مطرح شود که چرا علامت دلار در عطفC$14 قبل از حرفC قرار نگرفته است؟

باید به یاد داشت هنگامی که یک فرمول در جهت بالا،پایین،چی یا راست تکثیر می شود،اکسل فرمول را یازنویسی می کند.

هنگام تکثیر فرمول در جهت های بالا یا پایین،اکسل تنها عطف سطر(یعنی14)را تغییر میدهد.

چناچه فرمول در جهت های چپ یا راست تکثیر شود،اکسل تنها آدرس ستون(یعنیC) را تغییر می دهد.

بنابراین،از آنجا که قصد شما تکثیر فرمول در خانه های چپ یا راست نیست،قرار دادن علامت دلار قبل از عطف ستون(حرفC) الزامی نیست،اما چناچه در این مثال علامت دلار را قبل از حرفC نیز قرار دهید مشکلی به وجود نخواهد آمد.

روش میان بر برای تغییر نوع آدرس دهی خانه ها:

هرگاه فرمولی نوشته و بخواهید آدرس نسبی آن را به آدرسی مطلق(و یا برعکس) تغییر دهید،ابتدا باید خانه ای که فرمول مورد نظر در آن قرار دارد را انتخاب کرده و سپس در نوار فرمول،آدرسی که می خواهید تغییر کند را انتخاب کنید.

پس از آن باید کلید عملیاتی F4،نرم افزار اکسل حالتهای ترکیبی مختلفی را بدین شرح انتخاب می کند:

ترکیب ستون مطلق و سطر مطلق(مانند$C$1)؛ترکیب ستون نسبی و سطر مطلق(C$1)؛ترکیب ستون مطلق و سطر نسبی($C1)؛و ترکیب ستون نسبی و سطر نسبی(C1).

به عنوان مثال،چناچه نشانی $A$1 را در یک فرمول انتخاب و سپس کلید F4 را یک بار فشار دهید،نشانی مورد نظر به A$1 تغییر خواهد کرد.

چناچه دو بار کلید F4 را فشار دهید،نشانی به $A1 تغییر خواهد کرد و ال اخر.