پرداخت وجوه در کنترل داخلی مطلوب
پرداخت وجوه در کنترل داخلی مطلوب
پرداخت وجوه در کنترل داخلی مطلوب به صورت زیر است:
۱. توسط صندوق دستی
صندوق دستی عبارت است از صندوق فرعی شرکت به منظور جلوگیری از زیادی حجم فعالیت صندوق اصلی شرکت، یک شرکت میتواند با توجه به حجم و وضعیت فعالیت هر قسمت در شرکت یک یا چند صندوق دستی داشته باشد اگر صندوق دستی آن چنان باشد.
که پرداخت ها را انجام دهد و هرگاه پول لازم داشت از صندوق اصلی یا بانک دریافت کند که روش ساده نگهداری صندوق دستی است.
در این حالت مسئول صندوق دستی یک دفتر صندوق دستی نگهداری میکند که در یک طرف آن دریافت ها و در طرف دیگر پرداخت ها را به تفکیک انواع هزینه ها و یا پرداخت های انجام شد ه ثبت می نمایند.
مثال در مورد دفتر صندوق دستی شکل زیر میباشد.
در پایان یک دوره مشخص که مدت آن بستگی به وضعیت خاص هر مؤسسه دارد.
برای جمع پرداخت ها سند روزنامه صادر میشود که در آن حسابهایی که بابت آنها از صندوق دستی پرداخت شده است، بدهکار و حساب صندوق دستی بستانکار می شود.
در این موقع کلیه مدارک و مجوزهای پرداخت بایستی ضمیمه سند مزبور گردند.
بدیهی است که هنگامی که پول به صندوق دستی تحویل می شود، حساب صندوق دستی بدهکار و حساب صندوق یا بانک شرکت بستانکار می گردد.
مانده صندوق دستی در هر زمان تفاضل ستون دریافتی و جمع پرداخها می باشد.
یکی از روشهای نگهداری صندوق دستی، روش تنخواه گردان میباشد در این روش مبلغ صندوق دستی همیشه ثابت است.
مگر در اثر تغییر در حجم فعالیت احتیاج به ازدیاد یا کاهش مبلغ می شود.
بهرحال در اولین بار که وجه نقد به مسئول تنخواه گردان پرداخت میشود .
حساب صندوق دستی( تنخواه گردان )بدهکار و حساب صندوق یا بانک شرکت بستانکار می شود.
مسئول تنخواه گردان پس از طی دوره مشخصی که متناسب با وضعیت شرکت است، هزینه های انجام شده را روی صورتی مینویسد و همراه مدارک اولیه و مجوزهای پرداخت به حسابداری تحویل مینماید.
که پس از بررسی لازم، درست به میزان جمع پرداخت های آن بوده و به وی بازپرداخت میشود.
که در این حال حساب هایی که از بابت آنها وجوه پرداخت شده است بدهکار و حساب صندوق با بانک شرکت بستانکار میشود.
یعنی میتوان بجز اولین ثبت هیچ ثبت دیگری در حساب تنخواه گردان به عمل نیاورد.
روش دیگر آن است که میتوان پس از دریافت صورت خلاصه مخارج انجام شده جمع بالغ را به بستانکار حساب صندوق دستی و بدهکار هزینه های مربوطه منظور نموده و پس از بازپرداخت وجوه به دارنده صندوق دستی حساب صنوق دستی را بدهکار و صندوق اصلی را بستانکار نمود.
کنترلهای داخلی مطلوب در مورد پرداخت از طریق صندوق دستی به شرح زیر می باشد.
اول – روش نگهداری صندوق دستی، تنخواه گردان باشد.
دوم – پرداخت فقط در مقابل اسناد هزینه با دستور پرداخت معتبر و مناسب انجام پذیرد.
طبیعی است که برای کرایه تاکسی داخل شهر نمیتوان انتظار صورت حساب داشت و در این مورد مثلاً فقط یک درخواست از طرف شخص پرداخت کننده کافی به نظر میرسد.
سوم – کلیه اسناد قبل از پرداخت به امضای مقام مسئول شرکت رسیده باشد. بدین لحاظ مقام مسئول را مشخص نمیکنیم که در یک شرکت ممکن است طبق آیین نامه داخلی این اسناد میبایستی به امضای مدیر عامل برسد در شرکت دیگر به امضای مدیرمالی و در شرکت ثالث به امضای سرپرست حسابداری تا مدیر اداری .
چهارم – حداکثری برای هر فقره پرداخت مشخص شود.
مثلاً مسئول تنخواه گردان نتواند اسناد با مبلغ بیش از ده هزار ریال را بپردازد.
پنجم – فاصله پس از پرداخت کلیه اسناد و دستورهای پرداخت میبایستی به مهر پرداخت شده یا باطل شد ممهور گردد تا از استفاده مجدد از آنها جلوگیری به عمل آید.
ششم – مسئول صندوق دستی موظف باشد پس از طی یک دوره مشخص از پرداخت ها صورت ریز تهیه کند و به اداره حسابداری یا حسابرسی داخلی(برحسب مورد تسلیم نمیاد)
هفتم – حسابداری یا حسابرسی داخلی با توجه به مسائل ششگانه فوق صورت پرداخت ها را رسیدگی نماید و در صورت صحت کامل و تطبیق با مقررات داخلی آن را تأیید نماید.
هشتم -سند حسابداری صادر و پرداخت های توسط تنخواه گردان بازپرداخت گردد.
نهم – در مواقع نامشخص از طرف حسابرسی داخلی یا در صورت عدم وجــود حسابرسان داخلی از طرف حسابداری صندوق دستی شمارش شود. بدیهی است که در روش تنخواه گردان جمع وجوه نقد و اسناد پرداخت موجود بایستی معادل مبلغ ثابت تنخواه گردان باشد.
۲. توسط صندوق شرکت
اگر به علت عدم نگاهداری صندوق دستی پرداختها توسط صندوق اصلی شرکت انجام پذیرد.
کنترل های دوم تا پنجم و همچنین شمارش در مواقع نامعین می بایستی انجام پذیرد.
به علاوه از دریافت کننده وجه حتماً بایستی رسید اخذ شود.
۳. توسط بانک
در مورد پرداخت هایی که توسط بانک شرکت انجام پذیرد و اصولاً در مورد حسابهای بانکی کنترلهای زیر میبایستی انجام پذیرد:
اول – چک های استفاده نشده بایستی تحت نظارت یک مقام مسئول شرکت (مانند اعضای هیات مدیره یا مدیر عامل )باشد.
و بر میزان چک های صادره و نحوه استفاده از چک ها کنترل دقیق داشته باشد تا از سوء استفاده احتمالی از چک ها جلوگیری شود.
دوم – چک ها حداقل با دو امضای توام و همراه با مهر شرکت قابل پرداخت باشد تا اولاً توسط صادر کننده چک، ثانیاً توسط صاحب امضای اول و ثالثاً توسط صاحب امضای دوم در مورد پرداخت مورد نظر رسیدگی به عمل آید.
سوم – پرداخت فقط در مقابل اسناد هزینه یا دستور پرداخت معتبر و متناسب انجام پذیرد.
چهارم – کلیه اسناد قبل از پرداخت به امضای مقام مسئولی رسیده باشد.
پنجم – بلافاصله پس از صدور چک و همزمان با ارائه آن برای امضا اسناد یا دستور پرداخت ها بایستی به مهر پرداخت شد یا باطل شد ممهور گردد تا از استفاده مجدد از آنها جلوگیری به عمل آید.
ششم – چک های باطل شده از دسته چک جدا نشود و همانجا ضمیمه گردد تا هنگام تحویل چک ها مورد رسیدگی قرار گیرد.
هفتم – باید در ازای تسلیم چک به دریافت کننده از وی رسید اخذ شود.
هشتم – چک ها بایستی فقط قابل پرداخت ذی نفع باشد و عبارت یا به حواله کرد یا امثال آن را باید خط زد.
نهم – توسط حسابرسان داخلی یا در صورت عدم وجود چنین حسابرسانی توسط اشخاصی غیر از مسئول ثبت حساب بانک، حداقل در پایان هـر ماه صورت حساب بانک با حساب بانک در دفاتر شرکت مطابقت داده شود و صورت مغایرت تهیه شود.
دهم – اقلام باز قدیمی صورت مغایرت تعقیب شود و نتیجه آن تا ماه آینده مشخص گردد.
پرداخت وجوه در کنترل داخلی مطلوب شامل سه بخش گفته شده میشود.