فروش در کنترل داخلی مطلوب
فروش
فروش در کنترل داخلی مطلوب به صورت زیر است که به آن میپردازیم:
به علت گوناگونی انواع فروش ،ارائه کامل کنترل های داخلی مطلوب دشوار است و در ذیل اول به کنترل های داخلی مطلوب در کلیه موارد و سپس در مورد چند نوع فروش می پردازیم:
اول – لیست قسمت مشخصی بایستی در شرکت وجود داشته باشد که به امضای مقامات مسئول رسیده باشد.
دوم – قبل از خروج جنس از انبار بایستی برگ خروج انبار که دارای شماره ردیف چاپی است صادر شود.
که توسط مقامات مسئول امضا شود (به عنوان اجازه خروج ) و سپس در هنگام خروج از انبار توسط انباردار امضا شود.
و بدون این برگ نگهبانی نمی بایستی اجازه خروج جنس را از شرکت بدهد.
یک نسخه از برگ خروج کالا باید توسط مشتری امضا شود و به شرکت برگردانده شود.
بجای برگ خروج کالا، حواله انبار هم مصطلح است که به معنی دادن به انبار مبنی بر خروج کالا میباشد.
سوم – براساس برگ خروج کالا و سفارش،صورت حساب فروش صادر میشود و یک نسخه آن برای مشتری ارسال میگردد.
چهارم – برگه های استفاده نشده صورت حساب فروش بایستی تحت کنترل شخص مسئولی باشد.
و در هر زمان فقط یک دسته از آن نزد قسمت صادر کننده صورت حساب فروش باشد.
پنجم – در بعضی اوقات که صورت حساب فروش باطل میشود باید تمام
نسخه های آن که روی آن جمله باطل شده نوشته شده است بایگانی شود.
ششم – صورت حساب فروش میبایستی دارای شماره ردیف چاپی باشد و توسط شخصی غیر از تهیه کننده بررسی شود. و توسط شخصی مسئولی به تصویب برسد.
هفتم – کلیه صورت حساب های فروش همراه با برگ خروج کالا بایستی به اداره حسابداری فرستاده شود و اداره حسابداری ضمن ثبت آن ها در دفاتر بایستی اطمینان حاصل کند.
که کلیه صورت حساب ها به اداره حسابداری رسیده و در دفاتر ثبت شده اند و همچنین برای کلیه برگ های خروج کالا صورت حساب فروش صادر شده است.
الف) فروش از طریق سفارش های معین
اول – اگر شرکت برای فروش تقاضایی دریافت کند.
بایستی به اداره فروش ارسال دارد .
و در صورت امکان در شورایی مرکب از یکنفر از اداره امور مالی یکنفر از اداره فروش و یکنفر از اداره تولید تقاضای مربوطه با توجه به زمان تحویل جنس مشخصات و مقدار آن را مورد بررسی قرار دهند.
و تصمیم به رد یا قبول آن بگیرند و همچنین در مورد دادن یا ندادن اعتبار به مشتری تصمیم گرفته شود.
دوم – در صورت قبول تقاضا،بایستی طی نامه ای قبول تقاضا، قیمت واحد و جمع كل مبلغ و شرایط پرداخت و تاریخ تحویل را به اطلاع مشتری می رساند.
سوم – در صورت دریافت سفارش قطعی از طرف مشتری میبایستی نسخه هایی از آن به قسمت فروش برای تعقیب سفارش ،به قیمت تولید برای ساخت و آماده نمودن .
در موعد معین و به قسمت حسابداری برای کنترل موازی( برای جلوگیری از علم اطلاع توسط قسمت فروش یا قسمت انبار) فرستاده شود.
ب) فروش نقدی
اول – مشتریان می بایستی پس از تأیید سفارش براساس مبلغ کل سفارش وجه نقد به صندوق شرکت بپردازند و رسید دریافت کنند.
دوم – با ارائه رسید و سفارش تایید شده به سمت صدور صورت حساب فروش صورت حساب و برگ خروج کالا (حواله انبار) صادر میشود.
سوم – با ارائه برگ خروج کالا مشتری جنس را از انبار دریافت می دارد.
ج) فروش در فروشگاههای بزرگ (سوپرمارکت ها)
اول – بایستی بازرسانی در محل فروشگاه گردش کنند تا از سوء استفاده احتمالی مشتریان جلوگیری نمایند.
دوم – بایستی خروج فقط از یک در امکان پذیر باشد که قبل از آن صندوق پرداخت گذارده شده باشد
سوم – قیمت ها بایستی روی کلیه اجناس نوشته شده باشد به طوری که محو کردن يا تعويض آنها امکان پذیر نباشد.
چهارم – به کلیه خریداران رسید مشتری دریافت داده شود و در جلوی در خروجی از کلیه خریداران رسید درخواست شود یا به نحوی رسید را روی بسته ها نصب کنند که مأمور در خروجی به راحتی بتواند آنرا مشاهده کند.
پنجم – در بعضی از موارد مأمور خروجی به طور اتفاقی بایستی بعضی از خریداران را متوقف نموده، بسته خریدشان را باز نموده و کلیه اجناس داخل را یکی یکی با رسید صندوق دریافت مقایسه نماید.
ج)فروش نسیه
اول – معمولاً اول هر سال یا هر زمان مناسب دیگری میبایستی اعتباراتی که شرکت در نظر دارد در اختیار مشتریان قرار دهد به تصویب مقامات مسئول برسد.
دوم – قبل از فروش جنس بایستی اعتبار مشتری با توجه به مانده حساب بدهکاران تجاری و اسناد دریافتی( اعم از دریافتی وصولی و نزولی )در نظر گرفته شود که در صورت وجود اعتبار جنس به وی فروخته شود.
سوم – براساس سفارش دریافتی از مشتری برگ سفارش که از نظر اعتبار تأیید شده است تهیه میشود و برای انبار ارسال میشود.
چهارم – انبار برای اجناسی که برای مشتری میفرستد برگ خروج کالا تهیه میکند .
که دارای شماره سریال چاپی است و دو نسخه آن همراه جنس برای مشتریان ارسال میشود.
که یک نسخه به عنوان رسید کالا توسط مشتری ارسال و به شرکت بازگردانده میشود یک نسخه برای مشتری است و یک نسخه نزد انباردار بایگانی می شود.
پنجم – براساس برگ خروج کالا که به امضای مشتری رسیده است.
صورت حساب فروش تهیه میشود که دارای شماره سریال چاپی است و یک نسخه برای مشتری ارسال میشود.
یک نسخه نزد تهیه کننده صورت حساب به صورت پشت سر هم بایگانی میشود و نسخه ای دیگر جهت ثبت در حساب ها به حسابداری ارسال می گردد.
ششم -برگ خروج به صورت پشت سر هم به یک نسخه از صورت حساب فروش ضمیمه و بایگانی میشود تا کنترل شود که هیچ برگ خروج کالایی بدون صورت حساب نباشد.
هفتم – باید ثبت صورت حساب ها به طور کامل هر از چندی بررسی شود تا صورت حسابی ثبت نشده باقی نماند.
هشتم – باید دریافت کننده سفارش ارسال کننده کالا تهیه کننده صورت حساب وثبت کننده در دفاتر و مسئولین وصول اشخاصی مستقل از یکدیگر باشند.
نهم – هرگاه برگ خروج کالا یا صورت حساب فروش باطل شود باید عبارت باطل شد روی کلیه نسخ آن قید گردیده .
و همه نسخه ها در بایگانی پشت سر هم مدارک مزبور بایگانی شود.
دهم – قیمت ها باید بر اساس صورت قیمت های از پیش تصویب شده باشد وگرنه باید هر صورت حساب فروش به امضای مقامات مسئول شرکت برسد.
یازدهم – هرگونه تخفیف باید توسط مقامات مسئول شرکت تصویب شده باشد.