فروش کنترل داخلی

فروش در کنترل داخلی مطلوب به صورت زیر است که به آن میپردازیم:

به علت گوناگونی انواع فروش ،ارائه کامل کنترل های داخلی مطلوب دشوار است و در ذیل اول به کنترل های داخلی مطلوب در کلیه موارد و سپس در مورد چند نوع فروش می پردازیم:

اول – لیست قسمت مشخصی بایستی در شرکت وجود داشته باشد که به امضای مقامات مسئول رسیده باشد.

دوم – قبل از خروج جنس از انبار بایستی برگ خروج انبار که دارای شماره ردیف چاپی است صادر شود که توسط مقامات مسئول امضا شود (به عنوان اجازه خروج ) و سپس در هنگام خروج از انبار توسط انباردار امضا شود و بدون این برگ نگهبانی نمی بایستی اجازه خروج جنس را از شرکت بدهد.

یک نسخه از برگ خروج کالا باید توسط مشتری امضا شود و به شرکت برگردانده شود و بجای برگ خروج کالا، حواله انبار هم مصطلح است که به معنی دادن به انبار مبنی بر خروج کالا میباشد.

سوم – براساس برگ خروج کالا و سفارش،صورت حساب فروش صادر میشود و یک نسخه آن برای مشتری ارسال میگردد.

چهارم – برگه های استفاده نشده صورت حساب فروش بایستی تحت کنترل شخص مسئولی باشد و در هر زمان فقط یک دسته از آن نزد قسمت صادر کننده صورت حساب فروش باشد.

پنجم – در بعضی اوقات که صورت حساب فروش باطل میشود باید تمام نسخه های آن که روی آن جمله باطل شده نوشته شده است بایگانی شود.

ششم – صورت حساب فروش میبایستی دارای شماره ردیف چاپی باشد و توسط شخصی غیر از تهیه کننده بررسی شود. و توسط شخصی مسئولی به تصویب برسد.

هفتم – کلیه صورت حساب های فروش همراه با برگ خروج کالا بایستی به اداره حسابداری فرستاده شود و اداره حسابداری ضمن ثبت آن ها در دفاتر بایستی اطمینان حاصل کند که کلیه صورت حساب ها به اداره حسابداری رسیده و در دفاتر ثبت شده اند و همچنین برای کلیه برگ های خروج کالا صورت حساب فروش صادر شده است.

کنترل‌های ویژه برای انواع فروش:

الف) فروش از طریق سفارش های معین

اول – اگر شرکت برای فروش تقاضایی دریافت کند.

بایستی به اداره فروش ارسال دارد .

و در صورت امکان در شورایی مرکب از یکنفر از اداره امور مالی یکنفر از اداره فروش و یکنفر از اداره تولید تقاضای مربوطه با توجه به زمان تحویل جنس مشخصات و مقدار آن را مورد بررسی قرار دهند.

و تصمیم به رد یا قبول آن بگیرند و همچنین در مورد دادن یا ندادن اعتبار به مشتری تصمیم گرفته شود.

دوم – در صورت قبول تقاضا،بایستی طی نامه ای قبول تقاضا، قیمت واحد و جمع كل مبلغ و شرایط پرداخت و تاریخ تحویل را به اطلاع مشتری می رساند.

سوم – در صورت دریافت سفارش قطعی از طرف مشتری میبایستی نسخه هایی از آن به قسمت فروش برای تعقیب سفارش ،به قیمت تولید برای ساخت و آماده نمودن .

در موعد معین و به قسمت حسابداری برای کنترل موازی( برای جلوگیری از علم اطلاع توسط قسمت فروش یا قسمت انبار) فرستاده شود.

ب) فروش نقدی

اول – مشتریان می بایستی پس از تأیید سفارش براساس مبلغ کل سفارش وجه نقد به صندوق شرکت بپردازند و رسید دریافت کنند.

دوم – با ارائه رسید و سفارش تایید شده به سمت صدور صورت حساب فروش صورت حساب و برگ خروج کالا (حواله انبار) صادر میشود.

سوم – با ارائه برگ خروج کالا مشتری جنس را از انبار دریافت می دارد.

ج) فروش در فروشگاههای بزرگ (سوپرمارکت ها)

اول – بایستی بازرسانی در محل فروشگاه گردش کنند تا از سوء استفاده احتمالی مشتریان جلوگیری نمایند.

دوم – بایستی خروج فقط از یک در امکان پذیر باشد که قبل از آن صندوق پرداخت گذارده شده باشد

سوم – قیمت ها بایستی روی کلیه اجناس نوشته شده باشد به طوری که محو کردن يا تعويض آنها امکان پذیر نباشد.

چهارم – به کلیه خریداران رسید مشتری دریافت داده شود و در جلوی در خروجی از کلیه خریداران رسید درخواست شود یا به نحوی رسید را روی بسته ها نصب کنند که مأمور در خروجی به راحتی بتواند آنرا مشاهده کند.

پنجم – در بعضی از موارد مأمور خروجی به طور اتفاقی بایستی بعضی از خریداران را متوقف نموده، بسته خریدشان را باز نموده و کلیه اجناس داخل را یکی یکی با رسید صندوق دریافت مقایسه نماید.

ج)فروش نسیه

اول – معمولاً اول هر سال یا هر زمان مناسب دیگری میبایستی اعتباراتی که شرکت در نظر دارد در اختیار مشتریان قرار دهد به تصویب مقامات مسئول برسد.

دوم – قبل از فروش جنس بایستی اعتبار مشتری با توجه به مانده حساب بدهکاران تجاری و اسناد دریافتی( اعم از دریافتی وصولی و نزولی )در نظر گرفته شود که در صورت وجود اعتبار جنس به وی فروخته شود.

سوم – براساس سفارش دریافتی از مشتری برگ سفارش که از نظر اعتبار تأیید شده است تهیه میشود و برای انبار ارسال میشود.

چهارم – انبار برای اجناسی که برای مشتری میفرستد برگ خروج کالا تهیه میکند .

که دارای شماره سریال چاپی است و دو نسخه آن همراه جنس برای مشتریان ارسال میشود.

که یک نسخه به عنوان رسید کالا توسط مشتری ارسال و به شرکت بازگردانده میشود یک نسخه برای مشتری است و یک نسخه نزد انباردار بایگانی می شود.

پنجم – براساس برگ خروج کالا که به امضای مشتری رسیده است.

صورت حساب فروش تهیه میشود که دارای شماره سریال چاپی است و یک نسخه برای مشتری ارسال میشود.

یک نسخه نزد تهیه کننده صورت حساب به صورت پشت سر هم بایگانی میشود و نسخه ای دیگر جهت ثبت در حساب ها به حسابداری ارسال می گردد.

ششم -برگ خروج به صورت پشت سر هم به یک نسخه از صورت حساب فروش ضمیمه و بایگانی میشود تا کنترل شود که هیچ برگ خروج کالایی بدون صورت حساب نباشد.

هفتم – باید ثبت صورت حساب ها به طور کامل هر از چندی بررسی شود تا صورت حسابی ثبت نشده باقی نماند.

هشتم – باید دریافت کننده سفارش ارسال کننده کالا تهیه کننده صورت حساب وثبت کننده در دفاتر و مسئولین وصول اشخاصی مستقل از یکدیگر باشند.

نهم – هرگاه برگ خروج کالا یا صورت حساب فروش باطل شود باید عبارت باطل شد روی کلیه نسخ آن قید گردیده .

و همه نسخه ها در بایگانی پشت سر هم مدارک مزبور بایگانی شود.

دهم – قیمت ها باید بر اساس صورت قیمت های از پیش تصویب شده باشد وگرنه باید هر صورت حساب فروش به امضای مقامات مسئول شرکت برسد.

یازدهم – هرگونه تخفیف باید توسط مقامات مسئول شرکت تصویب شده باشد.

کنترل‌های عمومی برای تمامی انواع فروش:

1. ایجاد لیست‌های دقیق و رسمی: وجود لیست‌های مشخصی که به تأیید مقامات مسئول برسد، به شفافیت بیشتر فرآیند کمک می‌کند.
2. صدور برگ خروج انبار: قبل از خروج کالا از انبار، باید برگ خروج صادر شده، امضای مقامات مسئول را داشته و توسط انباردار امضا شود؛ به این ترتیب، بدون این سند، نگهبان نباید اجازه خروج کالا را صادر کند.
3. صورت‌حساب فروش و مدارک مرتبط: براساس برگ خروج و سفارش، صورت‌حساب فروش صادر می‌شود و نسخه‌ای از آن به مشتری ارسال می‌گردد. این صورت‌حساب‌ها باید شماره سریالی چاپی داشته و توسط فردی غیر از تهیه‌کننده بررسی و تأیید شوند.
4. کنترل برگه‌های استفاده‌نشده: صورت‌حساب‌های فروش که هنوز استفاده نشده‌اند باید توسط فردی مسئول نگهداری شوند و در هر لحظه، فقط یک دسته در اختیار بخش صدور باشد.
5. نگهداری اسناد باطل‌شده: در مواردی که صورت‌حساب فروش باطل می‌شود، تمامی نسخه‌ها باید با عبارت “باطل شد” بایگانی شوند.
6. ارسال اسناد به حسابداری: تمامی صورت‌حساب‌های فروش و برگه‌های خروج کالا باید به اداره حسابداری ارسال و ثبت شوند تا اطمینان حاصل شود که تمامی برگه‌ها در دفاتر ثبت شده‌اند و هیچ برگه خروجی بدون صورت‌حساب فروش وجود ندارد.

این فرآیندهای کنترلی، با نظارت حسابرسی داخلی، شفافیت و امنیت مالی سازمان را افزایش می‌دهند. موسسات حسابرسی با اجرای این کنترل‌ها، می‌توانند علاوه بر اطمینان از عملکرد صحیح مالی، به بهبود اعتماد مشتریان و سرمایه‌گذاران نیز کمک کنند.

جمع بندی کنترل داخلی