انواع پرونده های حسابرسی
انواع پرونده های حسابرسی
حسابرسان معمولاً در پرونده برای کاربرگ های حسابرسی هر صاحب کار تهیه و نگهداری میکنند انواع پرونده های حسابرسی را که عبارتند از:
۱.پرونده دائمی
۲.پرونده جاری
پرونده دائمی:
اسناد و مدارکی در پرونده دائمی نگهداری میشود که اطلاعات مندرج در آنها به بیش از یک دوره مالی تسری پیدا میکند
از این رو پرونده دائمی هدفهای ذیل را برآورد میکند.
۱.اطلاعاتی را که پیش از یک دوره کاربرد دارند در اختیار حسابرسان قرار می دهد.
۲.اطلاعات راجع به خط و مشی و تشکیلات صاحب کار را در اسرع وقت در اختیار کارکنان جدید حسابرسی قرار میدهد.
۳.حسابرسان هر سال برای اقلامی که در طی سال تغییر نمیکند و یا تغییرات اندکی دارند کاربرگ تهیه نمیکند.
بسیاری از اطلاعات موجود در پرونده دائمی در طی حسابرسی نخستین از
مدارک صاحب کار استخراج و تهیه میگردد .
از این رو در حسابرسی نخستین زمان قابل ملاحظه ای صرف تهیه و بررسی اطلاعات و مدارک مانند اساسنامه، آئین نامه های معاملات قراردادهای حق الامتیاز آئین نامه ،استخدامی قراردادهای بلندمدت در ارتباط با تسهیلات بانکی،سوابق مالیاتی نمودار گردش حساب ها، سیستم کنترل داخلی دستور العملها و رویه های حسابداری مقررات و شرایط صدور سهام و اوراق قرضه اوراق مشارکت سرمایه گذاری نمودار سازمانی و حدود مسئولیت مسئولین و کارشناسان و کارمندان نمودار ساخت محصولات در کارخانه و انواع محصولات مؤسسه مورد رسیدگی نحوه فروش و توزیع محصولات تولیدی، تجزیه و تحلیل حساب های دائمی از قبیل دارایی های ثابت سرمایه استهلاک انباشته سرمایه گذاری های بلند مدت و غیره.
چنانچه این اطلاعات به طور منظم و صحیح بایگانی و نگاهداری شود.
هر ساله میتوان آنها را مورد استفاده قرار داد و از صرف وقت و انرژی مجدد برای تهیه چنین اطلاعات جلوگیری کرد .
معمولاً مسئولان و مدیران مؤسسه مورد رسیدگی در نخستین حسابرسی چند ساعت از وقت خود را جهت ادای توضیحات مورد نیاز حسابرسی برای تکمیل پرونده دائمی حسابرسی صرف میکنند.
لکن تکرار این کار عملاً غیر ممکن و یا حداقل دشوار است.
بدین جهت لازم است در نگهداری پرونده دائمی حسابرسی دقت به عمل آید.
غالباً پرونده دائمی هر سال تکمیل می گردد و باید خلاصه صورتجلسات هیأت مدیره قراردادهای جدید و یا تغییراتی که در سیستم کنترل های داخلی و مالی به عمل می آید.
در آن یادداشت و ضبط کرد به هر حال در هر حسابرسی باید از عدم تغییر اطلاعات موجود در پرونده دائمی اطمینان حاصل کرد.
در صورت مشاهده هر گونه در آنها اطلاعات موجود در پرونده دائمی باید به روز شود.
مثلاً اساسنامه یکی از مدارکی است که ممکن است سال ها تغییر نکند.
ولی حسابرسان باید از عدم تغییر مواد اساسنامه در هر حسابرسی اطمینان حاصل کنند.
در صورتی که تغییری در مواد اساسنامه داده شده ،باشد.
این تغییر باید در نسخه ای از اساسنامه که در پرونده دائمی حسابرسی موجود است انجام گیرد.
بنابراین کارهای لازم در حسابرسی های محدود به بررسی مجدد معاملات سال مورد رسیدگی در این حسابها خواهد شد.
پرونده جاری:
کاربرگ های مربوط به دوره مورد رسیدگی در پرونده جاری نگهداری میگردد.
یا به عبارت دیگر کاربرگ هایی در پرونده جاری نگهداری میشوند.
که اطلاعات مندرج در آنها فقط به دوره مورد رسیدگی اختصاص دارد.
بنابراین کاربرگ هایی که عملیات مربوط به رسیدگی به حساب های درآمد و هزینه (سود و زیان)، دارایی ها،بدهی ها و سرمایه یا حقوق صاحبان سهام در آن منعکس شده در پرونده جاری نگهداری می گردد،گزارش سالیانه حسابرسان به استناد کاربرگ های موجود در پرونده جاری همان سال تهیه می شود.
بیشتر مؤسسات حسابرسی ترجیح میدهند کاربرگ های حسابرسی را به ترتیب سرفصل های صورت های مالی صاحب کار مرتب کنند.
پرونده جاری معمولاً با کاربرگ های عمومی شامل پیش نویس صورت های مالی و گزارش حسابرسان شروع میشود.
کاربرگ نهایی و اصلاحات پیشنهادی و اصلاحات طبقه بندی به دنبال این کاربرگها می آید.
بقیه پرونده جاری، حاوی کاربرگ های رسیدگی به مانده هر حساب و اقلام مندرج در صورت های مالی صاحب کار است.
این بخش از پرونده با کاربرگ های مربوط به دارائی ها شروع میشود و با کاربرگ های مربوط به بدهی ها حقوق صاحبان سهام و حساب های درآمد و هزینه ادامه می یابد.
معمولاً برای هر یک از عناوین اصلی حساب که در صورت های مالی منعکس است یک کاربرگ اصلی اختصاص داده می شود.
مثلاً برای وجوه نقد حساب های دریافتنی موجودی های کالا، سرمایه گذاری ها دارایی های نامشهود،دارایی های ثابت و استهلاک انباشته،حساب های پرداختنی بدهی های بلند مدتی حقوق صاحبان سهام فروش و غیره یک کاربرگ اصلی تهیه میشود.
و برای هر کاربرگ اصلی کاربرگ های فرعی دیگری تهیه میگردد.
که در برگیرنده اجزای اقلام کاربرگ اصلی است.
که رسیدگی های انجام شده طبق برنامه حسابرسی در در مندرج این کاربرگ ها منعکس است.
سوالات پرونده جاری
پیشرفت کار در پرونده چگونه است؟
بنابراین، پیشرفت کار در پرونده ممکن است بر اساس این موارد مورد ارزیابی قرار گیرد. به عنوان مثال، اگر تمامی اسناد جمع‌آوری شده باشند و ارزیابی‌های اولیه انجام شده باشد، پیشرفت مثبتی در پرونده مشاهده میشود. اما اگر مدارک کامل نباشند یا نتایج ارزیابی به طور دقیق ثبت نشده باشد، نیاز به اقدامات بیشتری برای پیشرفت و تکمیل پرونده وجود دارد.
آیا تمامی اسناد مورد نیاز برای حسابرسی موجود و کامل هستند؟
برای پاسخ به این سوال، نیاز به بررسی جامعی از تمامی اسناد مورد نیاز برای حسابرسی وجود دارد. این شامل اسناد مالی، قراردادها، فاکتورها، گواهی‌ها و سایر اسناد مربوط به معاملات و عملیات شرکت میشود.
آیا این پیشنهادات به طور دقیق و عملی هستند؟
برای ارزیابی اینکه پیشنهادات حسابرسی به طور دقیق و عملی هستند یا خیر، می‌توانید از معیارهای زیر استفاده کنید:
- توجیه منطقی: پیشنهادات باید با توجیه منطقی و قابل فهمی ارائه شوند، به طوری که دلیل واقعیت آنها برای بهبود فرآیندها یا کنترل‌های داخلی مشخص باشد.
- عملی بودن: پیشنهادات باید عملی و قابل اجرا باشند. به عبارت دیگر، باید قابلیت اجرای آنها در محیط و شرایط موجود در شرکت مورد بررسی فراهم باشد.
- اولویت‌بندی: پیشنهادات باید بر اساس اولویت و اهمیت نیازهای شرکت مورد بررسی ترتیب بندی شوند تا به نحو بهینه اجرا شوند.
- تاثیرپذیری: پیشنهادات باید توسط مدیران و کارکنان شرکت پذیرفته شوند و قابلیت اجرای آنها توسط اعضای سازمان فراهم باشد.
- مطابقت با استانداردها و معیارها: پیشنهادات باید با استانداردها، قوانین و معیارهای مربوطه، از جمله استانداردهای حسابداری و حسابرسی، همخوانی داشته باشند.
سوالات پرونده دائمی
آیا تمامی نتایج و موارد مهم گزارش‌های پیشین حسابرسی در این پرونده ثبت شده‌اند؟
بله، در پرونده دائمی حسابرسی، عموماً تمامی نتایج و موارد مهم گزارش‌های پیشین حسابرسی به طور کامل ثبت میشوند. این اطلاعات شامل نتایج بررسی‌ها، توصیه‌ها، پیشنهادات بهبود، مشکلات شناسایی شده، و هر گونه موضوعی است که در گزارش‌های حسابرسی قبلی مطرح شده است.
چه اطلاعاتی از سوابق مالی و عملکرد شرکت در گذشته در این پرونده ثبت شده است؟
پرونده دائمی حسابرسی شامل اطلاعات مهمی از سوابق مالی و عملکرد شرکت در گذشته است که به طور معمول عبارتند از:
- گزارشات مالی گذشته: این شامل صورت‌های مالی سالانه، گزارش‌های سود و زیان، صورت جریان وجوه نقد، و دیگر اسناد مالی مرتبط با دوره‌های قبلی است. این گزارشات اطلاعات مهمی از عملکرد مالی شرکت در گذشته را فراهم میکنند.
- سوابق ترازنامه: اطلاعاتی از ترازنامه‌های گذشته، شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، و سایر عناوین ترازنامه می‌تواند در پرونده دائمی ثبت شده باشد.
- معاملات و رویدادهای مالی مهم: این شامل معاملات و رویدادهای مهمی است که در دوره‌های قبلی رخ داده‌اند، مانند خرید و فروش دارایی‌ها، انجام قراردادها، تغییرات سرمایه و سایر عملیات مالی.
- نتایج حسابرسی قبلی: هر گزارش حسابرسی قبلی که صادر شده است، نتایج و موارد مهمی از عملکرد مالی شرکت در گذشته را شامل میشود. این نتایج و موارد می‌توانند از طریق توصیه‌ها، پیشنهادات بهبود، و نکات قابل توجهی که حسابرسان تأکید کرده‌اند، در پرونده دائمی قرار بگیرند.
چگونه این اطلاعات می‌تواند بر حسابرسی و ارزیابی‌های آتی تأثیر بگذارد؟
این اطلاعات از سوابق مالی و عملکرد شرکت در گذشته می‌توانند بر حسابرسی و ارزیابی‌های آتی در بخش‌های مختلفی تأثیر بگذارند:
- فهم بهتر از عملکرد گذشته: اطلاعات از سوابق مالی گذشته به حسابرس کمک میکنند تا یک فهم عمیق‌تر از عملکرد مالی و عملکرد کسب‌وکار در دوره‌های گذشته بدست آورد. این فهم به او کمک میکند تا موضوعاتی مانند الگوهای مالی، تغییرات سرمایه‌گذاری و ریسک‌های مرتبط با سوابق مالی را شناسایی کند.
- تشخیص الگوهای مالی و ریسک‌ها: بررسی سوابق مالی گذشته به حسابرس امکان میدهد تا الگوهای مالی و ریسک‌هایی که ممکن است در آینده تکرار شوند، شناسایی شوند. این اطلاعات می‌توانند به حسابرس در تمرکز بر موارد مهم و حساس در زمان ارزیابی‌های آتی کمک کنند.
- بررسی تغییرات و تحولات: اطلاعات از سوابق مالی و عملکرد گذشته به حسابرس کمک میکنند تا تغییرات و تحولاتی که در شرکت رخ داده است را شناسایی کند. این شامل تغییرات در ساختار سرمایه، استراتژی‌های مالی، و رویدادهای مهمی که ممکن است تأثیری بر وضعیت مالی شرکت داشته باشند، میشود.
- ارزیابی اثربخشی کنترل‌ها و روش‌ها: حسابرس می‌تواند با بررسی سوابق مالی گذشته، اثربخشی کنترل‌ها و روش‌های موجود در شرکت را ارزیابی کند و نقاط ضعف و نیازهای بهبودی را شناسایی کند.