چگونه جلسات بهتری با مشتریان موسسه خود داشته باشیم؟
چگونه جلسات بهتری با مشتریان موسسه خود داشته باشیم؟
مشتریان موسسه حسابداران رسمی به عنوان متخصصان مالی، به خوبی ترازنامه و دارایی های و بدهی های مشتریان را میشناسند .
اما ترازنامه یک مورد بسیار مهم یعنی زمان را نشان نمی دهد.
زمان یکی از با ارزش ترین دارایی های مشتریان است.
زمان برای حسابداران رسمی نیز یک دارایی ارزشمند است. اما جای تعجب است .
که چنین دارایی با ارزشی اغلب هدر می رود.
در این مطلب قصد داریم در مورد چگونگی استفاده از جلسات با مشتریان به عنوان یکی از بزرگترین تعهدات زمانی حرفه ای صحبت کنیم.
در حالی که حسابداران رسمی از داشتن جلسات زیاد با مشتریان مذاکرات طولانی با آنها و جست و جو برای یافتن راه حلی جهت کمک به آنها برای حل مشکلاتشان شکایت می کنند.
اما آنها همچنان در حال ایجاد روابط جدید و اعتمادسازی هستند و تعهدات جدیدی را دنبال می کنند.
زمان این فرآیند هم برای حسابداران رسمی و هم برای مشتریان گرانبها است.
پس باید اطمینان حاصل نمود به درستی صرف می شود.
جلسات مؤسسات حسابدار رسمی با مشتریان به دو نوع اصلی تقسیم میشود استراتژیکی و تاکتیکی ،دانستن تفاوت این دو مهم است.
جلسات استراتژیک به طور منظم جلسات برنامه محور هستند.
تعداد جلسات استراتژیک با مشتریان اغلب براساس توافق های سطح خدمات (سالانه شش ماهه یا سه ماهه(است. جلسات تاکتیکی هنگامی برگزار می شود.
که مشتری در مورد یک سؤال خاص با حسابدار رسمی تماس بگیرد یا ایمیل ارسال نماید .
تجربیات حرفه ای نشان می دهد هرچه در برگزاری جلسات استراتژیک با مراجعان خود بهتر باشید.
جلسات تاکتیکی ،اختصاصی کمتری خواهید داشت .جلسات تاکتیکی بیشتر اوقات تماس تلفنی است.
مشتریان یک سؤال خاص دارند بحث مطرح میشود و شما پاسخ میدهید و نیازی به نشست چهره به چهره نیست پس از جلسه باید یادداشت برداری کنید .
و برای تماس بعدی آماده شوید در مقابل جلسات استراتژیک حول موضوعات گسترده تری طراحی می شوند.
همچون شرکت من چه طور کار می کند؟ یا چه مسیرهای مهمی باید طی شود؟
برخی از مشتریان ممکن است به دلیل محدودیت زمان یا مکان تصمیم بگیرند جلسات استراتژیک و طولانی تری را از طریق تماس تصویری آنلاین داشته باشند.
آن ها دوست دارند در طول تماس آنلاین دستور جلسه و بحث را روی صفحه ی نمایش کامپیوتر خود داشته باشند.
زمانی که مشتریان میتوانند چهره ی شما را ببینند اعتماد ایجاد میشود.
مغز انسان بین دیدن از طریق دوربین و دیدن به شکل حضوری تفاوت چندانی قائل نیست .
برای این که تماس های آنلاین بی عیب و نقص برگزار شود به یک برنامه ی زمانبندی نیاز است.
برنامه ی زمان بندی آنلاین به مشتریان این امکان را میدهد تا ملاقات ها را مستقیما با مؤسسات رزرو کنند.
مؤسسه نیز زمان جلسات استراتژیک مشتری را کنار میگذارند برخی ترجیح میدهند این جلسات روزهای خاصی در هفته بـین ساعت ۱۰ صبح تا ۴ بعد از ظهر باشد.
با کلیک کردن بر روی پیوند برنامه ی زمانی جلسات آنلاین، مشتریان میتوانند به طور مستقیم زمانهای خالی را چک کنند .
و آن ها را رزرو نمایند علاوه بر این مشتریان میتوانند در صورت وقوع رویدادی زمان جلسه را به تنهایی تغییر دهند.
خوبی چنین برنامه ای این است که پیش از رزرو جلسه ی آنلاین بعدی طرفین باید در سیستم به دو سوال مهم پاسخ بدهند .
نخست آیا از تاریخ آخرین جلسه تغییری رخ داده است و دوم آیا طرفین خود را برای بحث و برگزاری جلسه آماده کرده اند.
این دو سوال در فرایند برنامه ریزی از قبل جمع شده اند .
اگر درخواست کننده جلسه سعی کند این دو سؤال را دور بزند ، برنامه به آنها اجازه نمیدهد جلسات را رزرو کنند.
هنگامی که به دو سؤال فوق پاسخ داده شد و بازه ی زمانی انتخاب شد جلسه به طور خودکار وارد تقویم میشود .
حسابداران رسمی نیز باید در این سیستم پاسخگو باشند.
اگر مشتری زمان جلسه را تعیین کرده و دستور کار را تنظیم کرده است مسئولیت مؤسسه این است که دستورالعمل را از قبل به خوبی بررسی نموده.
و اطمینان حاصل شود آیا زمان کافی برای جلسه اختصاص یافته است یا خیر پس از بررسی دستور جلسه اگر متوجه شوید وقت کافی به جلسه تخصیص نیافته.
باید موضوعات مورد بحث را اولویت بندی کنید نیاز نیست مجددا یک زمان ۶۰ دقیقه ای برای پوشش دادن کل موارد در نظر بگیرید .
ممکن است یک تماس تلفنی ۱۰ دقیقه ای نیز کافی باشد به خاطر داشته باشید وقتی مشتری جلسه را ترک میکند به معنای اتمام جلسه نیست.
پس از هر جلسه با مشتری خواه به صورت حضوری یا از طریق تماس تلفنی حداقل ۱۵ دقیقه را صرف بررسی یادداشت های خود نمایید .
شما باید تعیین کنید که چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام دهد و سپس باید خلاصه تفاهم نامه را تهیه کنید .
و برای مشتری ارسال نمایید .داشتن یک منشی جلسه ی جوان برای یادداشت برداری و درج نکات مهم شما را از گوش دادن عمیق به مباحث آزاد میکند .
اهمیت خلاصه برداری بلافاصله پس از جلسه با مشتری را دست کم نگیرید.
تحقیقی تحت عنوان منحنی فراموشی نشان میدهد که طی یک ساعت به طور متوسط ۵۰ درصد از اطلاعاتی که تازه به دست ما رسیده است فراموش میشود.
طی ۲۴ ساعت ۷۰ درصد از اطلاعات جدید و طی یک هفته ۹۰ درصد از آن فراموش می شود.
داشتن جدول برنامه ی زمانی یکی از بهترین راه هایی است که باید برای نگه داشتن فهرست کارها و تعهدات خود نسبت به ،مشتری تحت کنترل خود داشته باشید.