通常，任何系统都由小组件组成，这些组件与程序或书面流程一起工作以实现一个或多个特定目标。所有以公司、机构等形式存在的实体或法律团体，都按照连贯的计划行动以实现其最高目标，而在不同团体的众多系统中，金融系统是唯一存在于整个集团都在场，作为每个系列的跳动心脏，它控制着该系列的资金流。任何藏品的财务动脉都被认为是最重要的流之一，维护和控制对于维持藏品的生存是必要的。

财务系统的目标之一是向馆藏管理者提供准确的信息和数字，以根据经济状况等环境条件做出适当的决策。管理者不可能仅仅依靠数字做出适当的决策，因此，提取准确的数据、适当的数据处理、得出可靠的财务总部结论是财务系统的内部流程。